● Fortalezca sus competencias y conocimientos para llevar a cabo una buena rendición de cuentas. Existen diversos documentos, guías y manuales que entidades como el DAFP ponen a disposición de los interesados para diseñar, implementar y rastrear las estrategias de rendición de cuentas (algunos de esos materiales se mencionan en el banco de información de la caja de herramientas).

● Identifique los actores y grupos de interés a los cuales va a realizar la rendición de cuentas. Esta actividad permite focalizar a los grupos y comunidades que fueron impactados y/o afectados por las proposiciones, proyectos o iniciativas resultado de la labor ejercida como concejal, diputado o miembro de JAL. Así mismo se deben incluir a los simpatizantes y las personas que apoyaron el proyecto político, y otros grupos de interés con los cuales considera debe tener mayor interacción. La identificación de los grupos de interés es un ejercicio importante para tomar decisiones respecto a la metodología e incluso el tipo de convocatoria.

● Identifique los temas prioritarios para la rendición de cuentas. Dado que la información incluida en la rendición de cuentas es muy amplia y está determinada por los intereses de los diversos actores que intervienen en el proceso, se recomienda priorizar temas relacionados con las funciones y roles que ejerce el cargo de concejal, diputado o miembros de JAL.

Respecto al rol de representante, es importante informar sobre la asistencia a los debates y plenarias, así como las actividades de gestión, cabildeo y pronunciamientos en representación o a favor de grupos sociales específicos.

En materia legislativa, resulta clave informar sobre los proyectos y proposiciones presentados, aprobados y rechazados. Así como la relación de cómo se votó en cada una de las proposiciones presentadas por otros representantes o por la administración territorial. En materia electoral, informar sobre las votaciones realizadas para la elección de Contralor, Personero, y otros cargos.

En relación con el control político, informar sobre las citaciones a debates de control realizados a los funcionarios de la Alcaldía y/o la Gobernación, las motivaciones y el resultado.

● Diseñe una metodología para la rendición de cuentas. Para tal fin, tenga en cuenta el enfoque diferencial de acuerdo con los grupos de interés identificados, A fin de adaptar los contenidos y el lenguaje de la rendición de cuentas por ejemplo para comunidades étnicas, personas con discapacidad, niños, jóvenes, etc. Tener en cuenta el enfoque diferencial también puede derivar en decisiones sobre de qué manera plantear una estrategia de rendición de cuentas con enfoque territorial en barrios, comunas veredas o municipios en donde mayoritariamente se encuentren ubicados los grupos de interés o por el contrario decantarse por una rendición de cuentas sectorial o por contenidos temáticos.

En cualquier caso, es muy importante que la metodología de la rendición de cuentas se construya en un lenguaje claro y compresible para todos los grupos de interés. Así mismo se debe tener en cuenta la presentación de datos e indicadores que evidencien resultados de la gestión realizada, para lo cual es muy útil el diseño de infografías u otro tipo de recursos multiformato.

La metodología debe destinar un espacio importante para recibir y responder preguntas, comentarios e inquietudes de los participantes, y generar compromisos frente a situaciones o temas específicos tras el diálogo con la comunidad.

Por último, se recomienda validar con los grupos de interés la metodología diseñada para recibir propuestas o recomendaciones que permitan hacer ajustes según las condiciones de la población. Otra opción es plantear desde el comienzo un proceso participativo para el diseño de la metodología y la estrategia de rendición de cuentas. Los modelos colaborativos suelen tener muy buenos resultados en términos de innovación y pertinencia.

● Elabore una estrategia de comunicaciones para la rendición de cuentas. La publicación y divulgación de información de calidad es un aspecto fundamental de las rendiciones de cuentas, por tal motivo es importante establecer una estrategia de comunicación que facilite el acceso diferencial.

La estrategia puede incluir el uso simultáneo de diversos medios, presenciales, remotos, escritos, virtuales, etc. Debe contemplar los canales de difusión de los contenidos y resultados de la rendición de cuentas mediante repositorios institucionales, páginas web, redes sociales, entre otros.

● Elabore el informe de rendición de cuentas. El informe de rendición de cuentas debe contar con: (a) introducción, (b) contexto institucional y temporal al que se refiere la rendición de cuentas, donde se evidencien los principales retos y coyunturas de la entidad, c) Avances y resultados de la gestión, d) los escenarios y metodología de la estrategia de rendición de cuentas.

● Realice seguimiento a los compromisos de la rendición de cuentas. Se recomienda utilizar una matriz que permita hacer seguimiento a los compromisos, asignando de manera clara responsables, tiempos y resultados esperados.

● Realice evaluación participativa de la rendición de cuentas. Con el fin de retroalimentar el proceso de rendición de cuentas, se recomienda realizar una evaluación con los grupos de interés en la cual se incluyan preguntas orientadas a valorar la organización de la actividad, la información presentada, la metodología implementada, etc.